Ein PIM-System legt den Grundstein für digitale Prozesse

Digitalisierung braucht eine belastbare Datenbasis

In vielen Unternehmen stehen Artikelnummern und Preise im ERP. Beschreibungen liegen im CMS, Produktbilder auf einem Laufwerk, Übersetzungen in Tabellen und technische Merkmale in Datenblättern. Jede Quelle kann für sich funktionieren. Sobald dieselben Informationen in mehreren Ausgaben gebraucht werden, entstehen doppelte Pflege, Rückfragen und widersprüchliche Stände.

• Marketing wartet auf Angaben
  Texte, Bilder und technische Merkmale müssen für jede Kampagne neu zusammengesucht werden.
• Vertrieb prüft mehrere Quellen
  Katalog, Webseite und interne Listen zeigen nicht immer denselben Produktstand.
• Neue Ausgaben starten bei null
  Ein Shop, eine App oder ein Produktfinder erhält eine eigene Datenkopie und damit einen weiteren Pflegeprozess.
• Verbesserungen bleiben lokal
  Eine korrigierte Schreibweise oder Übersetzung erreicht nur den Kanal, in dem sie geändert wurde.

Wie leicht dieser Aufwand unterschätzt wird, zeigt eine Untersuchung von ibi research. 58 Prozent der befragten B2B-Händler hatten den Aufwand unterschätzt, vorhandene Produktdaten für Shop oder Marktplatz nutzbar zu machen. 39 Prozent nannten unterschiedliche Logiken von ERP und Shop als erhebliches Integrationsproblem. Die Studie ist älter, das Muster bleibt für die Projektplanung relevant. Der nächste Kanal wird nicht schneller, solange die Datenbasis ungeklärt ist.

Einmal pflegen und an vielen Stellen nutzen

Der Mehrwert eines PIM-Systems zeigt sich nicht in der Eingabemaske. Er zeigt sich in allem, was anschließend aus den Daten gebaut werden kann. Dasselbe Produkt wird dabei nicht für jeden Kanal neu beschrieben. Jede Ausgabe erhält die Informationen, die sie benötigt.

• Produktfinder und Suchsysteme
  Merkmale, Beziehungen und Anwendungsbereiche machen große Sortimente gezielt durchsuchbar.
• Webseite und Shop
  Produktseiten greifen auf freigegebene Beschreibungen, Varianten, Bilder und Dokumente zu.
• Kataloge und Datenblätter
  Printausgaben und PDF-Dokumente entstehen aus demselben aktuellen Bestand.
• Vertriebsanwendungen und Konfiguratoren
  Der Vertrieb findet passende Produkte, stellt Varianten zusammen und übergibt Anfragen mit den richtigen Angaben.
• Apps und Serviceprozesse
  Produktregistrierung, Ersatzteilsuche oder Serviceinformationen können eindeutig mit einem Produkt verbunden werden.
• KI-gestützte Optimierung
  Systeme können fehlende Angaben erkennen, Schreibweisen vereinheitlichen, SEO-Texte vorbereiten oder Übersetzungen unterstützen. Die fachliche Freigabe bleibt beim Menschen.

Mit jeder weiteren Anwendung wächst der Nutzen der gemeinsamen Datenbasis. Ein neuer Katalog oder ein zusätzlicher Markt beginnt dann mit einer Ausgabe und den passenden Regeln. Er beginnt nicht wieder mit einer neuen Tabelle.

Der Nutzen wächst mit jeder weiteren Anwendung

Zentrale Produktdaten verändern mehr als die Pflege. Marketing kann schneller veröffentlichen, weil freigegebene Informationen vorliegen. Vertrieb und Service greifen auf denselben Stand zu. Fehler werden an einer Stelle korrigiert. Neue digitale Angebote können auf einem Bestand aufbauen, dessen Struktur und Verantwortung bereits geklärt sind.

• Schnellere Abläufe
  Weniger Suchen, Kopieren und Nachfragen verkürzt den Weg von der Änderung bis zur Veröffentlichung.
• Bessere Datenqualität
  Pflichtfelder, Prüfregeln und Freigaben zeigen Lücken, bevor sie beim Kunden sichtbar werden.
• Weniger Folgekosten
  Weitere Ausgaben nutzen vorhandene Daten und brauchen keinen eigenen vollständigen Pflegeprozess.
• Mehr Handlungsspielraum
  Ein Produktfinder, ein neuer Markt oder ein KI-Workflow kann auf einer vorbereiteten Basis starten.

Das ist keine automatische Kostengarantie. Die Investition rechnet sich dort, wo heute viele Personen dieselben Informationen suchen, prüfen oder mehrfach pflegen und wo weitere Anwendungen geplant sind. Langfristig sinkt vor allem der Aufwand je zusätzlicher Ausgabe, wenn Datenmodell, Schnittstellen und Zuständigkeiten tragen.

Für den Onlinehandel zeigt eine EHI-Studie mit 81 befragten Händlern, worauf gute Daten einzahlen. 86 Prozent sahen detaillierte Angaben und präzise Abbildungen als entscheidende Maßnahme, um Retouren zu vermeiden. Ein PIM senkt nicht allein die Retourenquote. Es kann jedoch die Grundlage schaffen, vollständige Informationen konsistent bereitzustellen.

Nicht alle wichtigen Daten gehören in ein PIM

Bei einem Industrieunternehmen sind Produkte, Varianten, technische Merkmale und Dokumente häufig ein zentraler Datenwert. Bei anderen Unternehmen können es Standorte, Immobilien, Ansprechpartner, Leistungen oder Serviceinformationen sein. Das Grundprinzip bleibt gleich. Für jeden Datenbereich braucht es eine verlässliche führende Quelle und klare Verbindungen zu den Anwendungen, die diese Daten nutzen.

Ein PIM ist die richtige Plattform für Produktinformationen. Das ERP kann weiterhin Preise, Bestände und logistische Stammdaten führen. Vertriebsaktivitäten gehören typischerweise ins CRM, Servicevorgänge in ein passendes Fachsystem. Zentral bedeutet deshalb nicht, alle Unternehmensdaten in eine einzige Datenbank zu zwingen. Zentral bedeutet, dass für jede Information eindeutig ist, wo sie gepflegt wird und wie andere Systeme darauf zugreifen.

Dieses Muster gilt auch außerhalb klassischer Produktkataloge. Bei unserer Digitalisierungslösung für die Bausparkasse Mainz werden etwa Berater- und Immobiliendaten strukturiert verwaltet und mit digitalen Anwendungen verbunden. Die Datenart ist eine andere, der Startpunkt ist derselbe.

KI macht eine saubere Datenbasis noch wertvoller

KI kann Produktdaten vergleichen, fehlende Felder markieren, Schreibweisen vereinheitlichen, Beschreibungen für Suche und SEO vorbereiten oder Übersetzungen unterstützen. Ohne strukturierte Ausgangsdaten bleibt dafür viel Aufbereitung. Mit eindeutigen Merkmalen, Beziehungen, Quellen und Freigaben kann KI gezielter arbeiten. Automatisierung verteilt gute Daten schneller. Fehler verbreiten sich allerdings ebenso konsequent. Deshalb gehören Prüfung und menschliche Freigabe in den Ablauf.

Auch neue Informationspflichten erhöhen den Wert einer nachvollziehbaren Datenbasis. Seit Juli 2026 ist das EU-Register für digitale Produktpässe in Betrieb. Die Pflichten werden abhängig von der Produktgruppe eingeführt. Nach Angaben der Europäischen Kommission können Produktpässe Angaben zu Herkunft, Materialien, Sicherheit, Reparatur und Recycling enthalten. Ein PIM kann solche Informationen strukturiert bereitstellen. Es erzeugt jedoch nicht automatisch einen rechtskonformen Produktpass.

Pimcore und openDXP sind zwei mögliche Wege

PIM bezeichnet die Aufgabe, Pimcore und openDXP sind konkrete Plattformen. Beide können Produkt- und Stammdaten, Medien und digitale Ausgaben eng verbinden. Das ist für Vorhaben interessant, bei denen aus der Datenbasis schrittweise weitere Anwendungen entstehen sollen.

Pimcore in der aktuellen Einordnung

Pimcore haben wir beim DILO-Projekt als zentrale Plattform eingesetzt. Die aktuelle Pimcore-Plattform folgt einem Open-Core-Modell. Kern und Erweiterungen stehen unter der Pimcore Open Core License, weitere Funktionen gehören zu kommerziellen Editionen. Für ein neues Projekt müssen Einsatz, Unternehmensgröße und benötigte Funktionen mit der aktuellen Editions- und Lizenzübersicht abgeglichen werden.

openDXP als neue Alternative

openDXP ist 2026 aus dem früheren GPL-lizenzierten Stand der Pimcore Community Edition hervorgegangen. Das Projekt verbindet PIM, Medienverwaltung, Headless CMS und Commerce und wird unter GPLv3 weiterentwickelt. openDXP ist damit eine offene, aber noch junge Alternative. Funktionsumfang, Betrieb und verfügbare Unterstützung müssen zum Vorhaben passen.

Wir beginnen deshalb nicht mit einem Herstellernamen. Zuerst stehen der geschäftliche Ausgangspunkt, die Datenquellen, die geplanten Anwendungen und die Zuständigkeiten fest. Erst dann lässt sich beurteilen, welche Plattform die Digitalisierung am besten trägt.

Der Einstieg beginnt mit einer nützlichen Anwendung

Ein PIM-Projekt muss nicht den gesamten Bestand und alle Kanäle gleichzeitig erfassen. Ein guter Einstieg verbindet eine begrenzte Produktgruppe mit einer Anwendung, deren Nutzen im Alltag sichtbar wird. Das kann ein Produktfinder, ein technischer Katalog, eine Vertriebsanwendung oder ein mehrsprachiger Shop sein.

• Einen spürbaren Engpass wählen
  Die erste Anwendung soll eine reale Abstimmung, Suche oder doppelte Pflege ersetzen.
• Eine Produktgruppe vollständig abbilden
  Ein begrenzter Bestand zeigt schnell, welche Daten, Regeln und Rollen tatsächlich fehlen.
• Den gesamten Ablauf verbinden
  Import, Pflege, Prüfung und Ausgabe funktionieren für den gewählten Ausschnitt durchgängig.
• Im Alltag messen
  Bearbeitungszeit, Datenlücken und Rückfragen zeigen, ob der neue Prozess trägt.
• Auf derselben Basis erweitern
  Weitere Produkte, Märkte und Anwendungen folgen erst, wenn der erste Datenweg funktioniert.

Woran der geschäftliche Nutzen sichtbar wird

Eine lange Funktionsliste sagt wenig darüber aus, ob das Unternehmen digital arbeitsfähiger geworden ist. Aussagekräftiger sind Veränderungen, die sich im Alltag beobachten lassen.

• Änderungen kommen schneller an
  Eine freigegebene Information erreicht alle vorgesehenen Ausgaben ohne zusätzliche Kopie.
• Lücken fallen früher auf
  Unvollständige Produkte werden vor der Veröffentlichung erkannt und nicht erst bei einer Kundenanfrage.
• Weniger Arbeit wird doppelt erledigt
  Texte, Übersetzungen und technische Angaben werden an einer Stelle verbessert und mehrfach genutzt.
• Neue Anwendungen starten schneller
  Ein weiterer Kanal beginnt mit vorhandenen Daten und nicht mit einer neuen Bestandsaufnahme.
• Die Plattform entwickelt sich weiter
  Betrieb, Aktualisierung und neue Prozesse sind Teil der Planung und keine spätere Notiz.