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n8n Agentur
Zwischen deinen Systemen sitzt bisher ein Mensch
Eine Mail kommt herein, im Anhang ein Foto vom Typenschild und die Frage, ob die Dichtung noch lieferbar ist. Jemand entziffert den Typ, sucht die Artikelnummer, schaut den Rahmenvertrag nach und tippt daraus ein Angebot. Vier Handgriffe, jeden Tag, und jeder davon kann liegen bleiben.
Mit n8n bauen wir diesen Weg als Ablauf. Er läuft in deinem Netz, jeder Schritt ist sichtbar, und wenn etwas schiefgeht, siehst du an welcher Stelle.
In denselben Ablauf gehört heute die KI. Sie liest das Foto, sie sucht zusammen, was zu dem Kunden schon bekannt ist, und sie schreibt den Entwurf. Und sie tut es an einer Stelle, die du siehst, mit einer Freigabe davor, wo eine nötig ist.
Über deinen ersten Ablauf sprechenAblauf in n8n · Innendienst
Ersatzteilanfrage aus dem Postfach
Auslöser
Mail an anfrage@ mit Foto vom Typenschild
Die KI liest das Foto
Absperrklappe AK 80, Baujahr 2016
Im Artikelstamm nachgeschlagen
Dichtungssatz DS-80, 12 am Lager
Aus dem Kundenkonto ergänzt
Muster Stadtwerke, Rahmenvertrag
Derselbe Ablauf, einmal gelaufen
Ersatzteilanfrage aus dem Postfach
Lauf um 09:14 Uhr · Entwurf liegt zur Freigabe
Was sich ändert, wenn der Weg von selbst läuft
Übertragen ist unsichtbare Arbeit. Sie steht in keinem Projektplan, kostet aber jeden Tag Zeit und erzeugt genau die Fehler, die später niemand erklären kann.
Ein Ablauf macht daraus etwas Nachvollziehbares. Er läuft immer gleich, er läuft auch im Urlaub, und was er getan hat, steht in seinem Protokoll.
Die Arbeit, die heute zwischen den Systemen liegt, wird sichtbar und danach überflüssig.
Ab dem ersten Ablauf
Die Anfrage ist beim Vertrieb, bevor jemand sie liest
Die Mail von 22:40 Uhr ist um 22:41 Uhr ein Vorgang mit Artikelnummer, Kunde und Verantwortlichem. Nicht am nächsten Morgen, sondern in dem Moment, in dem sie ankommt.
Sobald der erste Ablauf steht
Auch Arbeit, für die man bisher jemanden brauchte
Aus dem Foto vom Typenschild wird ein Typ, aus dem Typ eine Artikelnummer, aus dem Kundenkonto der Rahmenvertrag. Was daraus entsteht, geht erst raus, wenn der Innendienst es freigegeben hat.
Ab dem ersten Ablauf
Du siehst, was nachts passiert ist
Jeder Lauf wird protokolliert. Wenn ein Schritt scheitert, meldet der Ablauf das, statt still zu enden. Das ist der Unterschied zu einem Skript, das jemand einmal geschrieben hat.
Ab dem zweiten Ablauf
Der zweite Weg kostet einen Bruchteil des ersten
Zugänge, Anmeldedaten und Bausteine sind nach dem ersten Ablauf eingerichtet. Was danach kommt, baut darauf auf, statt wieder bei null anzufangen.
Womit die meisten anfangen
Wir bauen keine Automatisierungsstrategie. Wir suchen den einen Weg, den bei dir heute jemand von Hand geht, und der oft genug vorkommt, dass er sich lohnt.
Drei Wege, die im Mittelstand fast immer vorhanden sind und sich schnell rechnen.
Die Anfrage aus dem Postfach aufnehmen
Aus der Mail mit dem Foto vom Typenschild wird ein Vorgang mit Artikelnummer, Kunde und Lagerbestand. Der Innendienst prüft und gibt frei, statt bei null anzufangen.
Eine neue Firma prüfen, bevor jemand anruft
Zu einem neuen Kontakt kommen Rechtsform, Sitz, Registernummer und Geschäftsführung aus dem Handelsregister an den Datensatz. Dafür gibt es in n8n einen fertigen Baustein, der die amtlichen Daten holt.
Den Liefertermin melden, bevor der Kunde fragt
Ändert die Warenwirtschaft das Datum an einer Position, geht die Nachricht am selben Tag an den Kunden und der Vermerk an den Vorgang. Damit entfällt das Nachhalten, und der Kunde erfährt es von dir und nicht auf Nachfrage.
Ein Ablauf ist kein Skript, sondern eine Kette
Am Anfang steht ein Auslöser, die Mail im Anfragepostfach. Danach folgen die Schritte, die heute ein Mensch geht. Foto lesen, Artikelnummer nachschlagen, Kundenkonto ergänzen, Entwurf ablegen. Jeder dieser Teile ist einzeln sichtbar und einzeln prüfbar.
Genau das unterscheidet einen Ablauf von einem Skript auf dem Rechner eines Kollegen. Er gehört dem Unternehmen, nicht der Person, die ihn gebaut hat.
Ausgangspunkt · Ablauf
Ersatzteilanfrage aus dem Postfach
- startet durch
- Mail mit Foto vom Typenschild
- kommt aus der Quelle
- Artikelstamm der Warenwirtschaft
- schreibt nach
- Angebotsentwurf im Vertriebssystem
- hat die Aufgabe
- Freigabe durch den Innendienst
Woraus wir deine Abläufe bauen
n8n verbindet, was du schon hast, und übernimmt inzwischen auch die Arbeit dazwischen. Es ersetzt kein System, es sorgt dafür, dass deine Systeme voneinander wissen und dass zwischen ihnen etwas passiert.
- Über 500 fertige Bausteine
- Für die meisten verbreiteten Dienste gibt es einen Baustein. Für alles andere spricht n8n direkt mit der Schnittstelle des Systems, auch mit der deines Warenwirtschaftssystems.
- Bedingungen statt Alles-oder-nichts
- Ein Ablauf entscheidet unterwegs. Nur Anfragen mit eindeutiger Artikelnummer gehen in den Angebotsentwurf, alles Uneindeutige läuft in die Bahn zum Innendienst. Diese Regeln stehen sichtbar im Ablauf und nicht im Kopf einer Person.
- Agenten, die Werkzeuge benutzen
- Ein Agent bekommt ein Ziel, ein Modell und eine Auswahl an Werkzeugen und entscheidet unterwegs, welches er braucht. Damit lässt sich Arbeit abbilden, die keine feste Reihenfolge hat, etwa eine Recherche zu einer Firma über mehrere Quellen.
- Eine Wissensbasis, aus der die KI antwortet
- Eure Unterlagen werden zerlegt, abgelegt und beim Antworten herangezogen. Das Modell arbeitet dann mit euren Preislisten, Handbüchern und Protokollen und nicht mit dem, was es allgemein gelernt hat.
- Ein Mensch dazwischen, wo einer hingehört
- Eine Freigabe lässt sich an jede Stelle eines Ablaufs hängen, auch vor ein einzelnes Werkzeug eines Agenten. Nichts geht raus, bevor jemand es gesehen hat, solange ihr das so wollt.
- Läuft in deinem Netz
- n8n lässt sich vollständig im eigenen Haus betreiben, über Docker. Damit verlassen die Daten, die durch die Abläufe fließen, deine Infrastruktur nicht.
Zahlenangaben zu Zeitersparnis findest du hier keine. Sie hängen vollständig am jeweiligen Ablauf, und was in einem Unternehmen zwei Stunden spart, spart im nächsten zehn Minuten. Umgekehrt lässt sich n8n selbst als Werkzeug freigeben, sodass ein KI-Werkzeug wie Claude eure Abläufe aufrufen kann. Das schalten wir bewusst frei und nicht nebenbei.
Wofür Unternehmen die KI in den Ablauf holen
Ein Sprachmodell allein schreibt Texte. Ein Sprachmodell in einem Ablauf hat einen Auslöser, kennt eure Daten, schreibt sein Ergebnis in ein System und fragt vorher, wo gefragt werden muss. Das ist der Unterschied zwischen einem Werkzeug und einem Vorgang.
Drei Wege davon kommen bei uns regelmäßig vor. Bei allen dreien entscheidet nicht das Modell über die Qualität, sondern die Frage, welche Daten es sieht und wer das Ergebnis abnimmt.
Inhalte vorbereiten statt schreiben lassen
Aus einem Thema entstehen Entwurf, Kurzfassung, Metatexte und Bildbeschreibungen, die als Entwurf im Redaktionssystem landen. Die Redaktion prüft und gibt frei. Wie das bei uns aussieht, steht in den KI-Anwendungsfällen.
Datensätze anreichern und prüfen
Der Ablauf holt Rechtsform, Sitz und Geschäftsführung aus dem Handelsregister, ein Agent sucht dazu Branche und Ansprechpartner auf der Firmenwebsite. Wo sich beide widersprechen, wird der Datensatz markiert und nicht geglättet.
Eingänge lesen und zuordnen
Ein Schritt trennt Ersatzteilanfrage, Reklamation und Terminsache, ein zweiter zieht Artikelnummern und Mengen aus dem PDF im Anhang. Der Mensch entscheidet, was rausgeht.
Wir bauen den ersten KI-Schritt bewusst dorthin, wo ein Fehler nichts kostet, und lassen ihn zwei Wochen mitlaufen, bevor er etwas allein entscheidet.
Wir fangen bei dem Handgriff an, den jemand jeden Tag macht.
Der Einstieg ist ein Weg, nicht eine Landkarte
Wir schreiben zuerst auf, was heute wirklich passiert, mit allen Ausnahmen. Das dauert länger als das Bauen und ist der Teil, an dem Automatisierungsvorhaben scheitern.
Danach bauen wir einen Ablauf, lassen ihn zwei Wochen neben der bisherigen Arbeitsweise laufen und vergleichen. Erst wenn er trägt, wird der Handgriff abgeschafft.
Zur Einrichtung gehört die Überwachung. Ein Ablauf, der nachts scheitert und niemandem auffällt, ist schlimmer als gar kein Ablauf.
Der Weg vom Kontakt zum Auftrag hat mehrere Stationen
n8n steht selten allein. Es sitzt zwischen Mautic, wo der Kontakt entsteht, und Twenty CRM, wo daraus ein Vorgang wird, und übernimmt die Schritte, die keines der beiden Systeme von sich aus kennt.
Hinter dem Vorgang geht der Weg weiter, und dort hört die Automatisierung meistens auf. Aus dem angenommenen Angebot wird ein Auftrag in der Warenwirtschaft, und von dort kommt der Liefertermin zurück an Vorgang und Kunde. Diese letzte Station ist die, an der sonst jemand nachhält.
Derselbe Bauplan trägt auch andere Wege. Inhalte aus Strapi in weitere Kanäle, oder eine Auffälligkeit aus der Reichweitenmessung an ein Team. Die Systeme bleiben, wie sie sind. Der Weg dazwischen wird gebaut.
- Aus dem angenommenen Angebot wird ein Auftrag, ohne dass jemand die Positionen erneut eintippt
- Verschiebt die Warenwirtschaft den Liefertermin, steht er am selben Tag am Vorgang und beim Kunden
- Die Warenwirtschaft hängt über ihre Schnittstelle dran, nicht über eine Exportdatei am Monatsende
- Jeder Schritt ist protokolliert, mit Zeitpunkt und dem, was übergeben wurde
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Warum n8n bei uns im Stack steht
Wir empfehlen keine Automatisierung, die wir für uns selbst ablehnen würden. Für die Wege zwischen Anfrage, Marketing und Vertrieb haben wir uns für n8n entschieden, weil es im eigenen Netz läuft und weil ein Kunde eigene Schritte anhängen kann, ohne uns zu fragen.
Gegen die bequemeren Anbieter sprach nicht der Preis, sondern die Frage, wo die Daten unterwegs liegen. Wer zwei Systeme über einen fremden Dienst verbindet, schickt jeden Kontakt durch dessen Infrastruktur.
Was wir nicht verschweigen, ist die Lizenz. n8n ist quelloffen einsehbar, aber es ist keine Open-Source-Software im engeren Sinn. Was das für dich bedeutet, steht weiter unten in den Fragen.
Selbst betrieben · über 500 Bausteine · eigene Schritte in JavaScript oder Python · Sustainable Use License
Digitalisierungsprojekte, die wir gebaut haben
Das Digitalisierungsprojekt mit der Viledon® App für Freudenberg Filtration Technologies
Digitalisierungslösung für die Außendienstmitarbeiter-Verwaltung der Bausparkasse Mainz
Digitalisierungslösung für DILO, vom Produktkonfigurator bis zur globalen Vertriebsplattform.
Produktkatalog 2.0 verbindet Print und Digital für eine starke Kundenbindung.
Das willst du wissen
Ist n8n Open Source?
Der Quellcode ist öffentlich einsehbar, die Lizenz ist aber keine anerkannte Open-Source-Lizenz. Sie heißt Sustainable Use License und erlaubt die Nutzung für die eigenen geschäftlichen Zwecke, untersagt aber, n8n als eigenes Angebot weiterzuverkaufen. Wir sagen das dazu, weil wir sonst etwas versprechen würden, das die Lizenz nicht hergibt.
Betreibt ihr das für uns?
Wir richten ein, bauen die Abläufe und betreuen sie. Der laufende Betrieb gehört in deine Umgebung, weil die Lizenz für den Betrieb durch einen Dienstleister Fragen offen lässt, die wir vorher geklärt haben wollen. Bei anderen Systemen aus unserem Bestand ist das eindeutig, hier nicht, und wir sagen es lieber vorher.
Was passiert, wenn ein Ablauf scheitert?
Er meldet sich. Jeder Lauf wird protokolliert, und bei einem Fehler geht eine Nachricht an die Stelle, die du festlegst. Zusätzlich lassen sich Schritte wiederholen, ohne den ganzen Ablauf neu zu starten. Ohne diese Überwachung würden wir keinen Ablauf in den Alltag lassen.
Brauchen wir dafür einen Entwickler im Haus?
Für den Betrieb nicht. Für Änderungen hilft es, wenn jemand bei dir versteht, was der Ablauf tut. Wir bauen ihn so, dass die Schritte lesbar sind und beschriftet, und wir übergeben ihn mit einer kurzen Dokumentation. Wer eigene Schritte in JavaScript oder Python schreiben will, kann das tun.
Wie sicher sind unsere Daten in den Abläufen?
Beim Selbstbetrieb bleiben die Daten in deiner Umgebung, und Zugangsdaten zu den angeschlossenen Systemen liegen verschlüsselt in der Installation. Wenn ein Ablauf ein Sprachmodell nutzt, verlässt genau das, was du an dieses Modell schickst, deine Umgebung. Diese Stelle klären wir bei jedem Ablauf einzeln.
Können wir das Sprachmodell auch selbst betreiben?
Ja. Ein Ablauf bindet ein Modell wahlweise über den Zugang eines Anbieters oder über eines ein, das bei euch läuft. Die Einrichtung unterscheidet sich kaum, das Ergebnis schon, denn bei einem eigenen Modell hängen Tempo und Qualität an eurer Hardware. Wir sagen dir vor dem Bau, welcher Schritt in deinem Ablauf wirklich ein starkes Modell braucht und welcher mit einem kleinen auskommt.
Woher wissen wir, dass die KI im Ablauf nicht Unsinn macht?
Aus drei Dingen. Erstens bekommt sie nur die Daten, die sie für ihren Schritt braucht. Zweitens hängt an den Stellen, an denen etwas nach außen geht, eine Freigabe durch einen Menschen. Drittens lässt sich ein Ablauf gegen bekannte Fälle prüfen, bevor er in Betrieb geht. Wir starten außerdem dort, wo ein Fehler nichts kostet, und erweitern erst danach.
Welchen Weg geht bei euch heute noch jemand von Hand?
Schreib uns, was nach einer Anfrage bei euch passiert, Schritt für Schritt. Wir sagen dir, welcher Teil davon sich lohnt und welcher besser so bleibt, wie er ist.
Felix ist dein erster Kontakt.
Felix Kreitner